Tìm hiểu khái niệm hội nghị truyền hình, hội nghị trực tuyến

Năm 2022, thị trường và sản phẩm hội nghị truyền hình đã thay đổi rất nhiều so với những năm trước đó. Không chỉ về đối tượng người dùng, mà còn cả giải pháp và công nghệ áp dụng vào hệ sinh thái sản phẩm, sao cho đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng. Hiểu một cách đơn giản, hội nghị truyền hình (hay còn gọi là hội nghị trực tuyến hoặc là họp trực tuyến) chính là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn các ứng dụng video call khác như Skype, Zalo, Messenger... và được ứng dụng trong các cuộc họp giao ban trực tuyến, hội nghị của doanh nghiệp hay các tổ chức khác.

Lý do nên sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình trong các cuộc họp giao ban

Hiểu một cách đơn giản, hội nghị truyền hình (hay còn gọi là hội nghị trực tuyến hoặc là họp trực tuyến) chính là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn các ứng dụng video call. 

Công nghệ này cho phép kết nối giữa hai hoặc nhiều địa điểm khác nhau đồng thời, số người tham dự tại mỗi điểm có thể là hàng chục thậm chí hàng trăm người. Trong cuộc họp, các bên có thể trao đổi, tương tác, chia sẻ dữ liệu… trong thời gian thực. Thiết bị hội nghị truyền hình thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp để tổ chức cuộc họp trực tuyến nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình di chuyển. 

Nếu như các ứng dụng Messenger, Zalo...là miễn phí thì với thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến, bạn phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư các thiết bị để truyền tải dữ liệu hình ảnh và âm thanh như: camera, micro, loa, bộ giải mã… Những thiết bị chuyên dụng này được gọi chung là hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến. 

Về cơ bản có hai loại:

- Hệ thống phần cứng chuyên dụng như thiết bị của Polycom, AVer…

- Hệ thống phần mềm như web conference, app trên PC/ smart phone / tablet…

Tuỳ vào nhu cầu và khả năng tài chính mà bạn có thể chọn hệ thống hội nghị truyền hình phù hợp với doanh nghiệp mình.

Hoặc bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau đây của chúng tôi:

- Điểm-điểm:

Là hệ thống kết nối hai điểm khác nhau bất cứ nơi nào, cho dù một văn phòng ở Việt Nam hoặc một phòng hội nghị ở Singapore. Cá nhân hoặc bên thường sử dụng phần cứng như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn có camera và micrô tích hợp hoặc giải pháp dựa trên phòng, nơi thiết bị hội nghị truyền hình cố định với cài đặt đó. 

- Đa điểm:

Hội nghị trực tuyến đa điểm tương tự như điểm-điểm trong phần cứng nhưng cho phép ba hoặc nhiều vị trí được kết nối với nhau. Tất cả những người tham gia cuộc gọi điện video đều có thể xem, nói và lắng nghe nhau trong phiên, cũng như chia sẻ nội dung nếu cần. 

1. Máy tính: Nhiều máy tính hiện đại đã được trang bị camera và micrô nhưng bạn cũng có thể sử dụng bổ sung camera hội nghị truyền hình USB với chi phí tương đối thấp. Những công cụ hội nghị này là tốt nhất cho nhân viên văn phòng chỉ tìm cách tương tác với một hoặc một số ít người – vì camera và thiết bị thu âm không đủ mạnh để tiếp cận khoảng cách xa hơn. Tuy nhiên, chúng là những công cụ giá rẻ, tích hợp và hữu ích cho rất nhiều tình huống. 

Mô hình kết nối:

Thiết bị yêu cầu: Laptop/PC + phần mềm hội nghị truyền hình + camera hội nghị truyền hình 

Camera hội nghị truyền hình: camera chuyên dụng có tích hợp micro

2. Hệ thống phòng (H.323 & SIP): Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho nhiều người tham dự hơn trong hội nghị video, bạn có thể muốn xem xét các hệ thống hội nghị truyền hình được thiết kế cho các phòng hội nghị. Có camera có khả năng quay - nghiêng - thu phóng (Pan-tilt-zoom), loa thu âm 360° nhằm phủ sóng toàn bộ phòng hoặc tất cả những người tham gia.  v.v. Những công cụ này thường tốn kém hơn nhưng chất lượng cũng tốt hơn rất nhiều, mang lại trải nghiệm đầy đủ hơn cho những người dùng cần cộng tác cùng nhau trên một hội nghị.

Mô hình kết nối: Tương tự như mô hình của máy tính.

Thiết bị yêu cầu: Màn hình + bộ thiết bị hội nghị truyền hình

Màn hình: cho phép xem các bên bạn đang giao tiếp. Màn hình ở đây có thể là TV hoặc máy chiếu. Tùy thuộc vào cách bạn muốn sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình của mình, bạn có thể bổ sung một màn hình thứ hai để cho phép chia sẻ nội dung trong khi vẫn xem những người tham gia ở xa.

Thiết bị hội nghị truyền hình bao gồm: camera, micrô, codec và một số dây cáp đi kèm

Có thể bạn muốn biết: Khái niệm Codec là gì? Và một số câu hỏi phổ biến hiện nay.

Nên sử dụng thêm máy tính kết nối để chia sẻ dữ liệu trong cuộc họp

Lưu ý: Tùy thuộc vào hạ tầng phòng họp mà số lượng các thiết bị âm thanh, hình ảnh sẽ được tùy chọn bổ sung để đáp ứng theo nhu cầu diện tích phòng họp, số lượng người tham gia

3. Thiết bị di động: Đôi khi bạn có thể không đến được phòng hội nghị hoặc bàn làm việc để gọi điện video. Đừng lo, bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình như iPad để tham gia hội nghị truyền hình khi đang di chuyển. Giải pháp này giúp các lãnh đạo, nhân viên đang công tác xa vẫn có thể kết nối dễ dàng, nhanh chóng với nhóm của mình. 

Mô hình kết nối:  

Thiết bị yêu cầu: điện thoại/máy tính bảng + phần mềm hội nghị truyền hình

Sau đây là danh sách các nhà cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình tốt nhất:

Phần mềm hội nghị truyền hình:

Nhiều nhà cung cấp có bản dùng thử 14 đến 30 ngày để bạn có thể trải nghiệm cách nền tảng của họ hoạt động cho doanh nghiệp của bạn.

Phần cứng hội nghị truyền hình: 

POLYCOM

Là một trong những hãng cung cấp giải pháp Video Conferencing hàng đầu trên thế giới, Polycom cung cấp các giải pháp HighEnd hoạt động mạnh mẽ mang lại sự ổn định và khả năng kết nối dễ dàng, thuận tiện. Đặc biệt các thiết bị của Polycom có tích hợp chặt chẽ với Microsoft cung cấp khả năng tương tác tốt hơn.

AVER

Đây là thương hiệu hội nghị truyền hình đang được khá nhiều các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Với lý do chất lượng tốt, dễ sử dụng và đa dạng về tính năng thiết bị. AVer cung cấp các hệ thống hội nghị truyền hình đáp ứng mọi nhu cầu ngân sách của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

CISCO

Hệ thống hội nghị truyền hình của Cisco đem tới cho bạn một chất lượng hoàn hảo, sự dễ dàng khi sử dụng cũng như độ tin cậy cao. Với một nền tảng phần cứng, phần mềm và một điều khiển từ xa do Cisco cung cấp, bạn sẽ cảm thấy việc sử dụng thật dễ dàng và thoải mái hết mức có thể. Cisco thường được khách hàng thuộc khối Chính phủ; các Tập đoàn; doanh nghiệp lớn ưa chuộng.